Mit Beginn des neuen Jahres (also ab 01.01.2014) treten einige Neuregelungen für die Abrechnung von Dienstreisen in Kraft, mit denen die Reisekostenabrechnung deutlich vereinfacht und der Arbeitnehmer monetär besser gestellt wird. Denn die auffälligste Neuerung betrifft die Pauschbeträge für Verpflegungsaufwendungen.

Generell gilt, dass der Unternehmer seine eigenverursachten Reisekosten als Betriebsausgabe geltend machen kann. Dies gilt für Verpflegungsaufwendungen, Unterkunfts- und Fahrtkosten. Fallen Reisekosten für auswärtige Tätigkeiten und Dienstreisen von Arbeitnehmern an, können diese dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden.

Verpflegungspauschale

Ab 01.01.2014 gibt es nur noch 2 Verpflegungspauschalen, welche angesetzt werden können, die frühere 3. Pauschale bei Abwesenheit zwischen 8 bis 14 Stunden (6 EUR) entfällt. Hinzu kommt eine Sonderregelung für sogenannte An- und Abreisetage, bei denen auch bei einer Abwesenheit kleiner 8 Stunden eine Verpflegungspauschale erstattet werden kann.

Die aktuell gültige Regelung sieht folgende Verpflegungspauschalen vor:

  • Abwesenheit zw. 8 – 24 Stunden: 12 EUR
  • Abwesenheit ganztägig (24 Stunden): 24 EUR
  • An-/Abreisetage bei mehrtägigen Reisen (auch kleiner 8 Stunden): 12 EUR

Unternehmen können ihren Arbeitnehmern auch höhere Beträge als die o.g. Pauschalen erstatten, diese sind dann jedoch mit einer 25 %igen Pauschalversteuerung zu versteuern. Sozialversicherungsbeiträge fallen keine an. Hierbei ist zu beachten, dass der Betrag die Höhe der steuerfreien Aufwände nicht mehr als zu 100 % überschritten werden dürfen.

Außerdem darf der Arbeitnehmer nur vorübergehend auswärts tätig sein. Im Detail heisst dies, dass der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale nur für die ersten 3 Monate steuerfrei ersetzen darf. Verpflegungspauschalen, die nach diesen 3 Monaten gezahlt werden werden in jedem Fall als Arbeitslohn gewertet, es fallen somit Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Für Tätigkeiten auf Fahrzeugen, bspw. bei Fernfahrern gilt diese Regelung nicht. Ebenso gilt, dass diese Ablauffrist bei Krankheit oder Urlaub des Arbeitnehmers unterbrochen wird.

Vergütung von Mahlzeiten

Übernimmt der Arbeitgeber Kosten für Mahlzeiten (bspw. Frühstück im Hotel), sind die Verpflegungspauschalen um folgende Beträge zu kürzen: 4,80 EUR für Frühstück und je 9,60 EUR für Mittag- oder Abendessen. Das frühere Wahlrecht (Auszahlung ungekürzte Verpflegungspauschale und Versteuerung der Mahlzeiten zu Sachbezugswerten) entfällt.

Unterkunft

Übernachtungskosten für Hotel, Pension oder Wohnung können dem Arbeitnehmer bis zu einem Zeitraum von 48 Monaten steuerfrei ersetzt werden. Ab dem 49 Monat des auswärtigen Einsatzes beträgt die maximale Obergrenze des Erstattungsbetrages 1.000 EUR pro Monat.

Fahrtkosten

An den Fahrtkosten hat sich relativ wenig geändert. So dürfen bei Dienstreisen und auswärtigen Tätigkeiten entweder die tatsächlich angefallenen Kosten (Tankquittungen, Bahn- und Flugtickets) oder bei Nutzung des privaten PKWs des Arbeitsnehmers pauschal 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Bei Nutzung privater Mopeds oder Motorräder beträgt die Fahrkostenpauschale 0,20 EUR pro Kilometer.

Eine passende Vorlage für MS Excel finden Sie hier: WPBC_Reisekostenformular.xlsx

 

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